Datenschutz­erklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns als Notariat – auch aufgrund der notariellen Verschwiegenheitspflicht (§ 37 Notariatsordnung) – ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Datenschutzgesetzes (DSG), der Notariatsordnung (NO) und der übrigen anwendbaren Gesetze. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art 13 und 14 DSGVO über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung.

1. Verantwortlicher

2. Datenverarbeitung im Rahmen der notariellen Tätigkeit

2.1 Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die von Ihnen beauftragten oder gesetzlich übertragenen notariellen Amtshandlungen und Leistungen zu erbringen. Dazu zählen insbesondere die Errichtung von Notariatsakten und Urkunden, Beglaubigungen, die Vertragserrichtung und Treuhandabwicklung, Eintragungen im Grundbuch und Firmenbuch, Tätigkeiten als Gerichtskommissär in Verlassenschaftsverfahren, Registrierungen in den Registern des österreichischen Notariats sowie die damit verbundene Korrespondenz und Abrechnung.

Bei den in § 36 Abs 1 NO genannten Geschäften (etwa Liegenschaftstransaktionen und gesellschaftsrechtliche Vorgänge) sind wir zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten zur Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung zu verarbeiten (§§ 36a ff NO). Diese Verarbeitung gilt als Angelegenheit von öffentlichem Interesse.

2.2 Rechtsgrundlagen

• Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO)
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere aus der Notariatsordnung, dem Notariatsaktsgesetz, dem Außerstreitgesetz, dem Grundbuchs- und Firmenbuchrecht sowie dem Steuer- und Abgabenrecht (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO)
• Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, etwa als Gerichtskommissär oder zur Verhinderung von Geldwäscherei (Art 6 Abs 1 lit e DSGVO)
• Berechtigte Interessen, etwa die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO)
• Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind (zB Gesundheitsdaten bei Vorsorgevollmachten): Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bzw. Tätigkeiten der Justiz (Art 9 Abs 2 lit f DSGVO) sowie gesetzliche Grundlagen aus erheblichem öffentlichem Interesse (Art 9 Abs 2 lit g DSGVO)

2.3 Kategorien von Daten und Herkunft

Wir verarbeiten insbesondere Identitäts- und Kontaktdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Ausweisdaten, Personenstands- und Verwandtschaftsdaten, Sozialversicherungs- und Steuernummern, Bank- und Zahlungsdaten, Daten zu Liegenschaften, Unternehmen und Vermögenswerten sowie die Inhalte der jeweiligen Urkunden und Verfahren.

Diese Daten erhalten wir in der Regel von Ihnen selbst. Im Rahmen der notariellen Tätigkeit erheben wir Daten auch bei Dritten, etwa bei anderen Beteiligten und deren Vertretern, bei Banken sowie aus öffentlichen Registern (zB Grundbuch, Firmenbuch, Zentrales Melderegister, Register der wirtschaftlichen Eigentümer, Österreichisches Zentrales Testamentsregister).

2.4 Online-Amtshandlungen

Bei notariellen Amtshandlungen per Videokonferenz (zB. Online-Beglaubigungen oder digitale Notariatsakte) prüfen wir Ihre Identität nach den gesetzlichen Vorgaben (§ 69b NO und Online-Identifikationsverordnung). Dabei werden insbesondere Bild- und Tondaten, Ausweisdaten und Daten der elektronischen Signatur verarbeitet. Die Videokonferenz und der Datenraum werden über [Name und Sitz des Anbieters der Videokonferenz-/Datenraumlösung eintragen, zB. Plattform der Österreichischen Notariatskammer] bereitgestellt.
Eine Aufzeichnung erfolgt [nur soweit gesetzlich vorgesehen / nicht – bitte prüfen].

2.5 Empfänger

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur weiter, soweit dies zur Erfüllung Ihres Auftrags erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder anderweitig rechtlich zulässig ist. Mögliche Empfänger sind insbesondere:

• Gerichte (insbesondere Grundbuchs-, Firmenbuch- und Verlassenschaftsgerichte) und Verwaltungsbehörden
• Finanzbehörden (zB bei Grunderwerbsteuer und Immobilienertragsteuer)
• die Österreichische Notariatskammer und die Notariatskammer für Salzburg sowie die von ihnen geführten Register und Archive
• an der Urkunde oder am Verfahren beteiligte Personen und deren Vertreter
• Banken und Kreditinstitute, etwa im Rahmen von Treuhandschaften
• die Geldwäschemeldestelle (Bundeskriminalamt), soweit gesetzlich vorgeschrieben
• Auftragsverarbeiter, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen: [zB Kanzleisoftware, IT-Betreuung, Hosting/E-Mail, Buchhaltung – Anbieter eintragen]

2.6 Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Notarielle Urkunden werden nach den Bestimmungen der Notariatsordnung dauerhaft verwahrt bzw. im Urkundenarchiv des österreichischen Notariats gespeichert. Unterlagen zur Verhinderung von Geldwäscherei bewahren wir für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer auf [Frist nach § 36b NO prüfen und eintragen]. Steuerlich relevante Unterlagen werden gemäß § 132 BAO sieben Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus speichern wir Akten bis zum Ablauf der Verjährungsfristen möglicher Haftungsansprüche, das sind bis zu 30 Jahre [interne Aufbewahrungsfrist bestätigen].

2.7 Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Durchführung der notariellen Amtshandlung erforderlich und teilweise gesetzlich vorgeschrieben (etwa zur Identitätsfeststellung). Ohne diese Daten können wir die Amtshandlung nicht oder nicht vollständig durchführen.

3. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls einen Termin zu vereinbaren. Beim Kontaktformular sind dies: Vorname, Nachname, Anliegen, gewünschte Terminart, E-Mail-Adresse (Pflichtfeld), Telefonnummer und Ihre Nachricht.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die Formulardaten werden [technischer Weg eintragen, zB per E-Mail an office@notar-mayrhofer.at weitergeleitet / beim Hosting-Anbieter gespeichert]. Kommt kein Mandat zustande, löschen wir Ihre Anfrage nach [Frist eintragen, zB 6 Monaten]; andernfalls wird sie Teil des Akts.

Bitte senden Sie über das Kontaktformular oder unverschlüsselte E-Mails keine besonders sensiblen Daten (zB Gesundheitsdaten oder Ausweiskopien). Für deren Übermittlung stimmen wir gerne einen sicheren Weg mit Ihnen ab.

4. Datenverarbeitung beim Besuch dieser Website

4.1 Hosting

Diese Website wird bei Webflow, Inc., 398 11th Street, 2nd Floor, San Francisco, CA 94103, USA gehostet. Bilder und weitere Inhalte werden über dessen Content-Delivery-Netzwerk ausgeliefert. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art 28 DSGVO . Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework (Art 45 DSGVO) bzw. von Standardvertragsklauseln (Art 46 DSGVO). [prüfen]

4.2 Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung und Sicherheit der Website technisch erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die Logfiles werden nach [Frist laut Hosting-Anbieter eintragen] gelöscht.

4.3 Cookies und Einwilligungs-Banner

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung und Sicherheit der Website technisch erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die Logfiles werden nach [Frist laut Hosting-Anbieter eintragen] gelöscht.

4.4 Google Maps

Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technische Informationen verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung und Sicherheit der Website technisch erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO). Die Logfiles werden nach [Frist laut Hosting-Anbieter eintragen] gelöscht.

4.5 Schriftarten

Diese Website verwendet die Schriftarten „Georgia“ und „Montserrat“. Die Schriftdateien sind lokal auf unserem Server gespeichert; beim Aufruf der Website wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Drittanbietern hergestellt.

4.6 Analyse- und Marketing-Dienste

Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Dienste ein. [Bestätigen – falls doch, zB Webflow Analyze oder Google Analytics, eigenen Abschnitt ergänzen]

4.7 Links zu anderen Websites

Unsere Website enthält Links zu Websites Dritter (zB. Rechtsinformationssystem des Bundes, Google Maps). Für die Datenverarbeitung auf diesen Websites ist der jeweilige Betreiber verantwortlich.

5. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung Ihres Auftrags erforderlich ist (zB bei Beteiligten mit Wohnsitz im Ausland), Sie eingewilligt haben oder für das Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission bzw. geeignete Garantien nach Art 46 DSGVO bestehen.

6. Datensicherheit und E-Mail-Kommunikation

Wir treffen dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen, darunter Zugriffsberechtigungen, Verschlüsselung und Firewalls. Diese Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) ausgeliefert.

Bitte beachten Sie, dass herkömmliche E-Mails unverschlüsselt übertragen werden und auf dem Übertragungsweg von Dritten eingesehen werden können. Auf Wunsch stimmen wir mit Ihnen einen sicheren Kommunikationsweg ab.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art 6 Abs 1 lit e oder f DSGVO beruhen (Art 21 DSGVO)
• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art 7 Abs 3 DSGVO)

Diese Rechte können durch die notarielle Verschwiegenheitspflicht (§ 37 NO), gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäscherei eingeschränkt sein. Insbesondere können Daten in notariellen Urkunden nicht gelöscht werden.
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Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an office@notar-mayrhofer.at oder postalisch an die oben genannte Anschrift.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

9. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: 1. Nov 2026